8 conseils pour communiquer professionnellement par e-mail

8 conseils pour communiquer professionnellement par e-mail

Désormais, le courrier électronique remplace le coup de téléphone ou le courrier papier... Mais si le ton est moins protocolaire, il n’en demeure pas moins devoir répondre à un certain formalisme, sous peine de passer pour peu professionnel. Marche à suivre.

Pour attirer l’attention du destinataire et pour qu’il puisse retrouver facilement le message, un bon objet est primordial : précis, synthétique et exprimé en 8 mots maximum, sous peine d’être coupé. De même, le corps du message ne doit pas excéder 15 lignes pour ne pas décourager le lecteur. Trop long, vous prenez le risque que votre message ne soit pas lu en entier. Si vous devez joindre des documents (plan d’accès au cabinet, charte, plaquette explicative, questionnaire médical), prêtez attention à leur poids. Selon la messagerie de votre destinataire, au dessus de 2Mo, le courriel court encore le risque de ne pas être distribution. Il est possible d’optimiser les documents pour qu’ils soient le plus léger possible en redimensionnant les fichiers photos et en compressant les autres. Sans reproduire la solennité du courrier papier classique, l’e-mail ne dispense pas d’un minimum de politesse.

Cet article développe des conseils avisés sur le choix de la formule de courtoisie ainsi que sur la signature automatique, les envois groupés, l’orthographe ou encore l’humour… Des professionnels de la gestion de cette communication peuvent vous apporter une aide précieuse comme l’envoi d’une newsletter trimestrielle adaptée à l’activité du cabinet (personnalisée ou non) ou l’envoi illimité d’e-mailing (informer les patients des dates de congés du cabinet, rappeler la date et l’horaire du prochain rendez-vous, etc) ou encore l’envoi personnalisé de fiches infos patient et de vidéos 3D.

Voir l’article complet « 8 conseils pour communiquer (professionnellement) par e-mail » dans Indépendentaire numéro 96.