Passer au bulletin de paie électronique

Passer au bulletin de paie électronique

Annoncé dès 2005 et entériné par la loi du 12 mai 2009 le bulletin de paie électronique (BPE) est en passe de devenir une réalité. Sous certaines conditions, les entreprises peuvent désormais le remettre à leurs salariés. Mais cet outil numérique est-il vraiment intéressant ? Comment passer du bulletin de paie papier à sa version dématérialisée ? Mode d’emploi.

D’ici 2020, 50 % des entreprises françaises auront franchi le cap du bulletin électronique ! C’est la prédiction dressée par Open Bee : éditeur de logiciels et d’applications mobiles de GED et de dématérialisation pour les entreprises, institutions publiques et organisations. La dématérialisation des bulletins de paie s’inscrit dans une tendance générale qui va vers la généralisation de la dématérialisation des documents et des échanges dans tous les domaines de la vie des entreprises, des administrations et des citoyens : factures, contrats commerciaux, déclaration de revenus… La dématérialisation des documents intégrés au service des ressources humaines des entreprises n’est pas une nouveauté en soi. En effet, depuis plusieurs années déjà, bon nombre d’entreprises passent par la télédéclaration. À savoir, la Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée (DADS-U), la Déclaration Unique d’Embauche (DUE), ou encore, la Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS).

Réduire les coûts et archiver

Avec la loi du 12 mai 2009, autorisant sous certaines conditions la remise au format électronique du bulletin de paie aux salariés, de nouvelles possibilités se sont ouvertes. En effet, « avec l’accord Note préalable du salarié », le bulletin de paie peut être remis au salarié sous forme électronique. Si la dématérialisation en tant que telle a autant de succès, c’est parce que ses avantages sont bien réels. En effet, celle-ci permet d’une part la réduction des coûts d’éditique et de distribution (très faibles dans nos petites structures), l’accès immédiat aux documents archivés, le recentrage de l’entreprise sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Le BPE permet l’archivage à vie de ses bulletins pour le salarié (en moyenne, la dématérialisation du bulletin de salaire permet une diminution du prix par bulletin à moins de 0,50 €, archivage à vie pour le salarié inclus). Le projet de loi de réforme actuelle du Code du travail prévoit la mise en place d’une plateforme numérique pour chaque salarié. D’après l’article 24, « les employeurs seront autorisés à ne plus éditer de bulletin de salaire papier. Ils pourront passer s’ils le souhaitent à la fiche de paie version numérique ».

Un système qui existe déjà dans quelques entreprises. Cependant, si ce projet de loi devait être adopté, il deviendrait la règle.