Penser l’informatique au sein du cabinet

 
Penser

De la prise de rendez-vous à la télétransmission, des feuilles de soins en passant par la comptabilité, l’informatique est devenue incontournable pour faciliter la gestion d’un cabinet dentaire.

Quelle société pourrait aujourd’hui se dispenser de l’informatique ? Pour autant, il ne suffit pas de s’équiper d’un ordinateur pour faire tourner sa petite entreprise. Pour être efficace et à l'abri des dysfonctionnements et du piratage des données, il est indispensable de réfléchir à ses besoins, de se faire assister et conseiller.

Le logiciel métier devient la règle
Si quelques réfractaires utilisent encore l’agenda papier pour la prise de rendez-vous et les fiches bristol pour constituer les dossiers patients, vous êtes désormais la majorité à avoir adopté le logiciel métier. On parle même de progiciel, car il s’agit d’une application qui vous permet d'effectuer l'ensemble des tâches spécifiques à votre métier. Des fonctions basiques sont donc la gestion des rendez-vous, le suivi des dossiers patients, l’intégration de l’imagerie (photo, radio, scanner), ou encore la télétransmission des feuilles de soins. Si vous n’avez pas encore franchi le pas, n’hésitez pas à comparer les produits, les tester et à faire venir les commerciaux pour des présentations. Prenez le temps de découvrir les différentes fonctionnalités : devis, prescription automatisée des actes et des médicaments, rédaction des courriers, gestion des stocks et traçabilité, aide à la gestion du cabinet... Bien sûr, vous choisirez un logiciel agréé SESAM-Vitale, ce qui est indispensable pour la télé-transmission des factures électroniques.

Ne pas lésiner sur la formation
Le logiciel métier est une formidable machine à tout faire. Ses fonctions sont tellement multiples que vous n’en utilisez qu’une infime partie. Alors, si vous voulez un retour sur investissement, prenez le temps de vous former vous et votre équipe. Ce serait dommage de rouler en Ferrari et de ne pas savoir passer les vitesses ! Les sociétés qui vendent les logiciels métier proposent généralement des services associés à l'achat : formation initiale, assistance téléphonique en cas de problème, suivi du logiciel (sauvegarde, mises à jour). Du temps est nécessaire pour que votre équipe apprivoise le logiciel et découvre ses potentialités. Au long cours, n’hésitez pas à demander des formations sur-mesure au cabinet ou par téléphone.

Investir dans le matériel informatique

Pour faire marcher votre logiciel, le « software », vous avez besoin de matériel physique, le « hardware » qui désigne l’ordinateur avec ses composants électroniques et ses connecteurs, les câbles, et les périphériques (écran, clavier, souris, imprimante/scanner/copieur…). Le nombre de postes dépendra du nombre de personnes à travailler dans le cabinet (dentistes, assistantes, secrétaires). Votre équipement pourra être relié à des appareils de radiographie, envoyant directement des clichés dans les dossiers des patients. À moins que vous soyez un geek, il vous sera recommandé, là encore, de prendre conseil auprès de sociétés spécialisées pour choisir du matériel performant et adapté à votre activité professionnelle. Prévoyez une mémoire vive suffisante et un processeur adéquat pour utiliser simultanément plusieurs programmes et stocker les données sans ralentissement notoire. De même, il ne faudra pas attendre des dysfonctionnements pour renouveler un parc vieillissant qui peut vous exposer à un « crash » et la perte de vos données. Prévoyez une maintenance régulière de votre matériel et veillez à disposer d’une assistance en continu pour vous dépanner à tout moment et éviter des journées de travail au ralenti et le chômage technique de votre secrétaire.

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