Visez le choc des simplifications

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Visez

La gestion administrative est un incontournable de l’exercice de la chirurgie dentaire en libéral. Perçue comme une charge, cette part du travail est jugée « chronophage », « fastidieuse » par nombre d’entre vous. Or, en optimisant l’organisation, il est tout à fait possible de changer la donne.

Rares sont ceux, parmi vous, qui portent le travail administratif dans leur cœur. Rassurez-vous, vous n’êtes pas les seuls, loin de là. Lorsque vous l’évoquez, en général, c’est de façon négative. Au mot « administratif/ve », vous associez souvent les termes « lourdeur », « corvée », « charge», « contrainte ». Vous lui prêtez parfois le synonyme dépréciatif « paperasse ». Cette terminologie est lourde de sens. Elle illustre bien la vision d’une grande partie de la profession sur cette question. La « besogne » administrative désigne cet ensemble de « tâches à faible valeur ajoutée», dont les contours sont flous, qui cannibalisent vos journées, vous empêchent de vous consacrer à votre cœur de métier. « L’administratif », c’est aussi, parfois, la caisse de résonance d’une insatisfaction diffuse. Sortons de cette sinistrose. Réhabilitons ces tâches essentielles. Et faisons en sorte d’alléger la charge qu’elles peuvent représenter.

Une partie intégrante du job

« Le préalable, pour faire face à la charge administrative, c’est de considérer que celle-ci fait partie intégrante du rôle de tout chef d’entreprise. Ce n’est pas une malédiction », affirme J.B, consultant spécialisé dans les cabinets libéraux et dentaires, fondateur de la société Optimum Ratio. S’il est probable que vous n’ayez pas opté pour la dentisterie par amour de l’administratif — d’ailleurs vous n’y êtes pas formé(e) —, vous conviendrez que cet aspect est incontournable dans le cadre d’un exercice libéral. « Si vous ne voulez pas subir l'administratif, vous pouvez opter pour le salariat », tance J.B. De manière générale, « l’administratif, c’est le back-office qui fait tourner une entreprise », explique Nathalie Le Fouest, Office Manager indépendante (Assisteam). Pour le Dr A.C, orthodontiste, pas question de le délaisser : « Je ne veux pas seulement savoir gérer une bouche, je veux connaître toutes les facettes de ma profession. Pour moi, c’est une partie intégrante du métier. Je dirais même que ce n’est pas la partie la moins sympathique. En tout cas, moi j’aime bien. »

Une fois que l’on a dit que cela faisait partie du job, quelles implications ? Cela implique qu’il est nécessaire de consacrer du temps à cette activité, régulièrement. Le Dr A.C confesse « aimer faire ça le soir ou le matin, de préférence chez moi, à mon bureau ou sur mon canapé. » Mais pour le consultant, pour éviter que la gestion administrative soit mal vécue, mieux vaut s’y atteler « dans les horaires qui incombent au travail. Ce n’est pas un extra ! Imaginez un chef d’entreprise qui dirait : " la gestion, je la fais en nocturne ", ce serait invivable ». Il conseille de bloquer une demie-journée, ou une journée « off patients », par semaine, par exemple. La gestion admi-nistrative n’est pas du temps perdu.

Qui dit négligences, dit conséquences

Pour vous inciter à considérer la chose administrative autrement, il n’y a rien de plus efficace que de rappeler l’enjeu : assurer la pérennité du cabinet. « Mettre en place une bonne gestion administrative, c’est une valeur ajoutée pour une entreprise, car c’est assurer ses fondations, assure Nathalie Le Fouest. Si elles sont bien mises en place dès le départ, l’entreprise va durer. En outre, une entreprise bien organisée, c’est moins de stress pour le gérant. Mais c’est souvent difficile à faire comprendre, parce que ce n’est pas matérialisable, quantifiable », poursuit la professionnelle du conseil et de l’accompagnement en gestion administrative. D’où l’intérêt, aussi, de contrôler son activité, notamment sur le plan comptable, pour Jacques Braun. Mais encore faut-il le faire à la bonne fréquence. Trop élevée ? « C’est anxiogène », juge-t-il. Constante ? C’est idéal. « Cela permet de voir où on en est, de corriger tel aspect si besoin. Quand on a de la visibilité, on est plus serein. » « Moi je préfère anticiper, être réactive. Avoir une comptabilité bien tenue me permet de toujours savoir où j’en suis dans le ratio dépenses/recettes », confirme le Dr A.C, très organisée. La fréquence du contrôle est trop faible ? « C’est générateur de stress car il faut souvent gérer les problèmes dans l'urgence », pour J.B. Être négligent est risqué. « Si vous ne faites pas les déclarations mensuelles pour vos salariés, ne payez pas vos cotisations personnelles, etc., les conséquences peuvent être très lourdes », avertit Maître Vincent Guillaume, avocat en droit des affaires, qui compte de nombreux chirurgiens-dentistes parmi ses clients. Dans le meilleur des cas, vous paierez des pénalités. Mais si vous êtes très négligent, ça peut aller plus loin : la faillite, ou encore la radiation, parce que « la négligence, au bout d’un moment, ça devient de la fraude », analyse l’avocat. Nathalie Le Fouest rappelle, quant à elle, que « 80 % des entreprises qui coulent, c’est dû à un problème de gestion, d’organisation ».

Pour Vincent Guillaume, autant prendre tout de suite le taureau par les cornes, sinon, on peut vite tomber dans une spirale infernale : « On le voit chez les clients : psychologiquement, il y a un seuil au-delà duquel, quand on n’arrive plus à gérer à taille humaine certains problèmes, on finit par abandonner totalement. On tombe, presque intentionnellement, dans une dérive totale. Alors qu’au départ, il y avait une simple négligence. » Ne tentez pas le diable : dédiez du temps à la gestion administrative. Et pour que cette charge ne devienne pas une surcharge, entourez-vous des bonnes personnes et équipez-vous des bons outils.

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