Comprendre les frais fixes, frais réels et la maîtrise des coûts

Anouk de Clayssac, journaliste et auteur a interrogé le Dr Gérard Gourion. De cet entretien elle a tiré une série d’articles que nous publierons chaque mois dans nos colonnes. Ce mois-ci, l’entretien poursuit son approche de la gestion des cabinets pour se pencher sur la maîtrise des coûts avant de donner des conseils globaux…

Anouk de Clayssac : Comment interviennent les frais fixes et les frais variables dans la maîtrise des coûts ?

Gérard Gourion : Rappelons-le, les frais du cabinet sont la somme des frais fixes (FF) et des frais variables (FV). Les frais fixes sont les charges dont le montant est indépendant du volume d’activité du cabinet (par exemple : le loyer, les salaires, les charges sociales, etc.). Les frais variables dépendent quant à elles du niveau d’activité (les fournitures, le laboratoire de prothèse, etc.). Il existe un paramètre intéressant qui est le % FFFd. C’est le pourcentage de frais fixes par rapport aux frais totaux. Ce paramètre est très important car il a un effet de levier sur le revenu du praticien en fonction du nombre d’heures travaillées au cabinet. Je parle ici d’heures de travail et non pas d’heures de présence.

Pourquoi ce paramètre influe-t-il sur le revenu du chirurgien-dentiste en fonction du nombre d’heures travaillées ?

Gérard Gourion : Regardez cette courbe (Fig. 1) qui illustre le cas d’un praticien ayant des frais fixes importants. Vous avez en abscisse les heures travaillées et en ordonnée le coût et le chiffre d’affaires en euros. Au point 1 vous avez les frais fixes. Ils sont représentés par une droite parallèle (jaune) à celle des heures. En effet, à 0 h ou à 1 000 h les frais fixes sont identiques car ils sont indépendants du nombre d’heures travaillées. Se rajoutent aux frais fixes, les frais variables représentés par une droite (1) (rouge) qui croît avec le nombre d’heures travaillées. Enfin la troisième droite (2) (violette), le chiffre d’affaires, augmente aussi avec le nombre d’heures travaillées. Au point 2 vous avez une droite verticale en pointillé qui indique le nombre d’heures nécessaires pour couvrir les frais fixes.

Au point 3 vous avez le point mort. Il représente le nombre d’heures de travail qu’il faut accomplir pour couvrir tous les frais du cabinet. C’est seulement à partir de ce point que vous commencez à faire des profits. Il est intéressant de noter sous la courbe la répartition des zones rouge, jaune et verte. Ce praticien passera environ 2/3 de ses heures de travail à payer ses frais (fixes et variables). Regardez maintenant la seconde courbe (Fig 2). Dans ce cas, les frais fixes sont peu importants. Vous remarquerez qu’à nombre d’heures égales (au bout de la courbe), rien ne change. Le profit est identique. Mais on aura plus de liberté pour réduire le nombre d’heures de travail puisque la zone de profit est bien plus étendue (zone verte). Ce praticien aura des bénéfices bien plus tôt dans l’année que le praticien précédent. Il lui faudra beaucoup moins de temps de travail pour couvrir ses frais (zone rouge plus zone jaune). Nous pouvons donc affirmer que plus le ratio frais fixes/total des dépenses est faible, moins il faudra d’heures de travail pour couvrir les frais du cabinet. Si un praticien veut ou doit réduire son temps de travail et s’il veut éviter des surprises désagréables en fin d’année, il aura intérêt à porter la plus grande attention à cette répartition. À un moment où la crise fait rage et où l’activité est en baisse dans de nombreux cabinets, ces notions méritent d’être connues. Il faut savoir qu’un chirurgien-dentiste doit penser à sa structure de coûts en fonction des heures de travail prévues. La simulation nous permet de les prévoir, un an à l’avance, avec une marge d’erreur ne dépassant pas 5 %.

La démonstration fait apparaître l’intérêt de la maîtrise des frais fixes pour pallier une baisse d’activité. Lorsque des dentistes se regroupent pour partager les frais fixes, ont-ils raison de le faire ?

Oui, il n’est pas rare de voir certains praticiens se regrouper pour partager leurs frais fixes. Ils ont raison de le faire si le nombre d’heures de travail des associés reste identique et en dessous d’un certain seuil, ils ont tort dans le cas contraire. Si l’un des associés travaille 600 heures par an, il aura intérêt à privilégier ses frais variables et à diminuer ses frais fixes. Si l’autre travaille 1 500 heures, il aura lui intérêt à privilégier les frais fixes aux dépends des frais variables. Or cela devient problématique car ils sont dans un cabinet qui a la même structure de coûts. Vous voyez qu’un bon équilibre des temps de travail respectifs est essentiel dans un cabinet de groupe si l’on veut que les intérêts de chacun soient préservés.

C’est un peu comme l’euro et la Banque centrale européenne. Une même politique monétaire ne peut convenir à l’Allemagne et à la Grèce. D’où les graves conséquences économiques auxquelles l’Europe est confrontée ! Un praticien qui travaille 1 500 heures par an et qui, pour absorber un surplus de patients, incorpore un associé dans sa structure, commet une erreur stratégique, alors que s’il le prend pour lui céder la moitié de sa patientèle et réduire son temps de travail, il prendra une bonne décision. Il y aussi le cas des collaborateurs qui eux n’ont que des frais variables car ils rétrocèdent un pourcentage de leur chiffre d’affaires au praticien titulaire. Ils auront un statut idéal s’ils ont peu d’heures de travail, mais seront défavorisés s’ils travaillent beaucoup.

Quel est le taux de frais idéal pour un cabinet dentaire et comment faire pour l’atteindre ?

C’est une question que l’on me pose souvent. Je ne peux pas vous donner de réponse générale, car chaque cas est un cas particulier. Mais je peux vous dire qu’un % FFFd (3) à 55 % (hors dotation aux amortissements) pour un praticien ne travaillant pas moins de 850 h par an est un bon score, et que plus le % FdTq (4) sera faible mieux cela vaudra. Il y a bien sûr une limite et il est bien rare, dans nos analyses, de voir, dans un cabinet, le % FdTq en dessous de 38 %.

Plus la production est élevée, plus il sera facile de diminuer le % FdTq. Pour agir sur ce paramètre il faut soit diminuer ses dépenses, soit augmenter sa production. Si le coût minute (FdMin) dépasse 8€6, il faudra agir sur les dépenses qui sont trop importantes pour le niveau de production réalisé. Dans le cas contraire, il faudra augmenter une production insuffisante pour absorber efficacement les coûts engendrés par l’exercice. Dans 80 % des cas, on règle le taux de frais en agissant sur la production et non pas sur les dépenses. J’aurais aimé vous parler aussi de la répartition des % FdTq par poste de production et vous expliquer comment en jouant de façon consciente sur les différents types d’activité (implantologie, prothèse) ou sur la délégation de certaines tâches (endodontie, pédodontie) à des correspondants ou des collaborateurs, on peut améliorer sensiblement son revenu en baissant le taux de frais relatif. Mais ce sera pour une autre fois.