Savoir tirer le meilleur parti de la période d’essai !

Ouf, la période de recrutement a enfin abouti sur une embauche ! Vous pensez avoir recruté la perle rare ? Possible… Reste, maintenant, à le vérifier durant la période d’essai. Marche à suivre pour rectifier une (éventuelle) erreur de casting.

Si l’expérience et la sagesse populaire nous apprennent que la première impression est souvent la bonne, un vieil adage nous incite cependant à la prudence : l’habit ne fait pas le moine ! Le recrutement passé, armé des outils de management les plus éprouvés, de l’avis de votre première assistante, de votre conjoint, et avec les lettres de recommandation du précédent cabinet, il y a tout lieu d’imaginer pouvoir épargner à votre nouvelle recrue une période d’essai. Il est pourtant vivement recommandé de mettre à l’épreuve des faits l’enthousiasme et l’intuition de départ, tout en gardant présent à l’esprit que la réciprocité est de mise et que durant sa période d’essai, la nouvelle recrue peut elle aussi y mettre un terme à tout moment. Afin d’éviter les départs précipités et pour identifier les erreurs de casting, l’étape cruciale de l’intégration d’un nouveau salarié doit mobiliser toute votre attention (lire Comment intégrer un nouveau salarié dans une équipe, Indépendentaire n° 108).

Savoir accueillir

L’accueil d’un nouveau salarié, même s’il est le fruit d’une réflexion en amont et d’un réel besoin, demande inévitablement des aménagements dans le cabinet ; les anticiper, c’est la meilleure façon de débuter une collaboration dans les meilleures conditions. Commencez par formaliser un « parcours d’intégration » commun à tous les recrutements qui servira de conducteur à la première journée du nouveau salarié. Cela peut passer par la remise d’un livret d’accueil, un entretien de bienvenue (cela peut être autour d’un café de bienvenue), une formation aux process informatiques du cabinet (assuré par un employé déjà en place ou par le fournisseur), la visite complète du cabinet (même s’il a déjà été visité lors de l’entretien), etc. Le premier jour, le manager doit prendre le temps de recevoir le nouveau venu et de le présenter aux autres membres de l’équipe. Tout doit être prêt, du contrat au poste de travail, car il est très déstabilisant d’arriver et de s’apercevoir que l’on n’a pas de place dans le vestiaire, pas de tenue, ou que personne n’a été prévenu. Pour une nouvelle venue au poste administratif, il est toujours plus agréable d’être accueillie avec du matériel neuf, prévu pour elle : un simple pack de fournitures de bureau basique (stylos, chemises, classeurs, bloc-notes, liste téléphonique…) suffit à se sentir à l’aise. De même, s’il existe des tenues particulières pour le cabinet, veillons à ne pas donner à une nouvelle arrivée la tenue d’un éventuel prédécesseur. Ce ne sont que des gestes d’accueil (l’accès au cabinet expliqué, une place pour se garer, un vestiaire, un bac à son nom…) qui ne demandent pas beaucoup d’investissement à l’équipe en place, mais qui ont un impact indéniable.

Même si cela va sans dire, pensez également à bien formaliser les objectifs et les missions du poste, cela évite les malentendus ou les crispations bien inutiles.

Le temps de faire le point

Le premier mois de l’intégration d’une nouvelle personne au cabinet, ne lésinons pas sur la communication, qui pourra s’espacer une fois l’embauche validée. Un entretien hebdomadaire semble un minimum pour s’assurer que le nouvel arrivant a bien compris le fonctionnement du cabinet et qu’il s’y intègre sans trop de difficultés.

C’est l’occasion, également, de vérifier si :
• ses compétences techniques sont telles que prétendues avant la prise de poste,
• les règles sont respectées (ponctualité notamment : le recadrage doit être immédiat),
• la motivation est manifeste,
• la capacité à s’intégrer à l’équipe et à savoir se comporter avec les patients est au rendez-vous.

Ces entretiens indispensables donnent l’occasion de pointer ou de repérer des problèmes (peut-être simplement liés à un manque d’informations). Inutile que ces vérifications durent des heures ; elles permettent de donner un feed-back à la nouvelle recrue et de mettre en place des actions correctives le cas échéant. Il est légalement possible de renouveler À retenir une fois cette période d’essai, ne vous en privez pas (deux mois passant très rapidement) et indiquez dès le premier entretien qu’il est d’usage au cabinet de renouveler systématiquement cette période.

La nouvelle recrue ne se sentira ainsi pas « mise sur la sellette » au terme du premier mois et pourra elle aussi valider son choix. Il n’est jamais facile dans les petites structures qui ne bénéficient pas d’un service RH dédié d’avoir à se séparer de personnes avec lesquelles on travaille côte à côte depuis des mois ou des années : savoir identifier que « ça ne collera pas » au bout de la période d’essai évite bien des désagréments futurs.