Mettre en place des réunions efficaces

MANAGEMENT


Dans nos petites structures où l'on échange tout au long de la journée, l'on est parfois dubitatif quant à l'utilité des réunions... Leur réputation d'inutilité en font le parent pauvre du management au cabinet. Et si l'on en faisait un véritable outil d'efficacité ?

Plus l'entreprise est de taille importante, plus les réunions sont longues et nombreuses ; bonne nouvelle nos entreprises sont plutôt de petites tailles, mauvaise nouvelle, c'est la raison pour laquelle nous nous affranchissons trop facilement de cet outil de management pourtant essentiel qu'est la réunion. La réunion est pourtant nécessaire à la bonne marche du cabinet dentaire : elle permet de faire passer les messages forts, de motiver, de créer de la cohésion, de fédérer autour d'un projet, d'amener les membres de l'équipe à échanger sur un sujet ou se nourrir de l'expérience des autres. Elle évite les malentendus et approximations : elle améliore tout simplement la performance du cabinet ! Il convient pour cela d'organiser des réunions véritablement efficaces.

Un ordre du jour précis

Organiser une réunion ne consiste pas seulement à rassembler l'équipe autour d'une table pendant une durée donnée ! Pour être efficace, une réunion doit répondre à un objectif précis et ne doit être planifiée que si elle est nécessaire. Lorsqu'elle vise simplement à informer, une réunion ne doit être prévue que si le manager estime que les informations risquent de provoquer des réactions au sein de son équipe et qu'il désire leur donner l'occasion de formuler leurs remarques ou objections et d'y répondre, sans délais. Si un praticien décide de renouveler son site Internet, de désormais changer les horaires d'ouverture, de tester un nouveau laboratoire de prothèse, de développer son activité en ouvrant un troisième fauteuil à un collaborateur... il peut organiser une réunion pour en informer l'équipe du cabinet.

Impliquer les participants

Définir clairement les objectifs d'une réunion permet d'établir l'ordre du jour qu'il est souhaitable de décliner de manière claire et concise, en précisant les sujets abordés (formations pour l'année, changement de protocoles, nouvelle embauche...). Il est possible d'afficher le document préalable à la réunion dans la salle de pause, sur le tableau d'affichage prévu à cet effet ou de l'envoyer par e-mail. On déplore souvent la passivité des participants qui arrivent, dans le meilleur des cas, avec un bloc-notes et attendent de recevoir les consignes du praticien. Alors que le secret d'une réunion réussie tient dans l'implication de ses participants... et dans leur préparation en amont. Tous les présents doivent avoir un réel intérêt à prendre part à la réunion, seule garantie contre les attentions « flottantes » de certains participants. Si une assistante clinique ne gère jamais l'accueil des nouveaux patients, la convoquer à une réunion sur les protocoles administratifs risque de l'ennuyer et donc de perturber l'ensemble de la réunion (idem inviter une assistante administrative à la prise en main d'un nouveau stérilisateur sera contreproductif).

Venir parfaitement préparé

L'ennemi incontestable des réunions reste sans conteste l'improvisation. Le succès d'une réunion tient à sa préparation : prévenir ses collaborateurs à l'avance de la tenue de la réunion, communiquer un ordre du jour précis ainsi que ce qui est attendu de leur part. Si l'on veut ajouter un nouveau prestataire en prothèses esthétiques, en informer l'assistante pour qu'elle puisse faire le tour des laboratoires de la région (ou au-delà) pour établir une short-list et présenter une comparaison constructive (réputation, numérique, délais, tarifs, etc.).

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