Pourquoi (et comment) organiser une réunion efficace ?

Souvent dubitatif quant à son utilité, par manque de préparation… On hésite parfois à organiser des réunions : leur réputation d’inutiles, de chronophages et de démotivantes en fait le parent pauvre du management au cabinet. Conseils pratiques pour améliorer la situation.

Plus l’entreprise est de taille importante, plus les réunions sont longues et nombreuses ; bonne nouvelle nos entreprises sont plutôt de petites tailles, mauvaise nouvelle, c’est la raison pour laquelle nous nous affranchissons trop facilement de cet outil de management essentiel qu’est la réunion. La réunion est pourtant nécessaire au sein du cabinet dentaire, pas convaincu ? Elle permet pourtant de faire passer les messages forts, de motiver, de créer de la cohésion, de fédérer autour d’un projet, d’amener les membres de l’équipe aussi réduite soit-elle à échanger sur un sujet ou se nourrir de l’expérience des autres. Pour le dire vite, elle améliore la performance du cabinet, rien de moins. Il suffit pour cela d’organiser de vraies réunions. Marche à suivre.

Une réunion, si nécessaire

Cela peut sembler une évidence (quoique) : se réunir ne consiste pas seulement à se retrouver autour d’une table pendant une durée donnée ! Il est inutile de s’obliger à se réunir à une cadence régulière, tous les lundis matin par exemple si cela n’est pas utile. Pour être vraiment efficace, il faut le faire uniquement lorsque l’on sait précisément à quoi cela va servir. En un mot, une réunion ne doit être planifiée que si elle est nécessaire. Même lorsqu’elle vise simplement à informer, une réunion ne doit être prévue que si le manager estime que les informations risquent de provoquer des réactions au sein de son équipe et qu’il désire leur donner l’occasion de formuler leurs remarques (ou leurs objections) et d’y répondre, sans délais. Si un praticien décide de développer son activité en ouvrant un troisième fauteuil à un collaborateur, il peut organiser une réunion pour en informer ses assistantes.

Se donner des objectifs

Définir clairement les objectifs d’une réunion permet d’établir l’ordre du jour qu’il est souhaitable de décliner de manière claire et concise, en précisant les sujets abordés (modification des horaires, formation pour l’année, changement de protocoles, de fournisseur…). Il est possible d’afficher le document dans la salle de pause, sur le tableau d’affichage prévu à cet effet ou de l’envoyer par mail. Le secret d’une réunion réussie tient dans l’implication de ses participants. Tous les présents doivent avoir un réel intérêt à prendre part à la réunion, seul antidote contre l’ennui et autre « sabotage ». Si l’assistante administrative ne s’occupe jamais ni de près ni de loin de la stérilisation, la convoquer à une réunion de deux heures sur la pertinence de changer de système risque perturber l’ensemble de la réunion. Un écueil souvent remarqué dans les réunions top-down des cabinets dentaires : la passivité des participants qui arrivent (dans le meilleur des cas) avec de quoi noter… alors qu’il faudrait dans l’idéal venir avec un dossier contenant l’historique des réunions précédentes et les présentations éventuels que chacun a à faire.