5 conseils pour réussir le premier rendez-vous

5 conseils pour réussir le premier rendez-vous

Une première consultation, c'est un peu comme une rencontre : chaque détail compte et peut faire basculer la relation du mauvais côté. Pour que votre nouvel interlocuteur fasse le choix d'être de vos patients, vous devrez vous donner à 100 % en qualité d'écoute comme avec une multitude de petites attentions.

À l'initiation de tout, commencez par tout mettre en œuvre pour identifier chacun de ces premiers contacts - c'est primordial pour les couronner de succès - et vous y consacrer pleinement - souvent, c'est la personne la plus communicante du cabinet qui en est en charge. Vous verrez qu'en suivant nos conseils d'organisation, ces consultations resteront bien à part de tout le reste de votre activité. Usez de services qui n'auront comme limite que la configuration de votre cabinet : confirmez la consultation par SMS, envoyez un plan d'accès (pourquoi pas, offrez un ticket de parking), communiquez une brochure de présentation de votre activité, votre cursus et votre équipe, mobilisez-vous sur l'accueil : quand le premier rendez-vous est clairement identifié par le planning, il est facile de se rendre disponible à l'heure dite en connaissant le prénom de votre jeune patient et le nom de ses parents. Ces attentions, appréciées de la patientèle, donneront une image très professionnelle de votre cabinet.

1 Donner un rendez-vous moins de sept jours après l'appel du patient

Cette règle élémentaire ne peut être abandonnée que si le patient demande expressément un rendez-vous plus lointain. La plupart des cabinets font l'erreur de donner un premier rendez-vous deux à trois semaines après l'appel initial du patient alors que, la plupart du temps, il souhaite être reçu le plus rapidement possible à partir du moment où il a décidé de vous contacter.

2 Choisir le moment adapté

Il convient de prévoir les rendez-vous de façon à disposer du temps nécessaire pour " construire la relation " avec le nouveau patient et garantir une (future) meilleure acceptation du plan de traitement. Naturellement, ce rendez-vous important ne doit pas être planifié à un moment où nous sommes pressés ou stressés (par exemple : après de nombreuses consultations, avant le repas, etc.), il doit être programmé dans un planning organisé notamment au moyen de créneaux réservés aux nouveaux patients.

3 Dépasser la demande du patient

Par principe, nous ne recommandons pas que le praticien traite uniquement la demande du patient. Premièrement : le patient ne peut pas s'auto diagnostiquer ; il ne possède pas les acquis du praticien qui, lui, sait et voit. Deuxièmement : en laissant le patient recevoir seulement le traitement qu'il exige, nous lui avons donné le droit de pouvoir dire " ce qui doit être fait " lors des visites suivantes !

4 Traitez en urgence les rendez-vous des patients à l'orée de leurs 16 ans

Ce rendez-vous sera le seul que l'on pourra intercaler dans le reste du planning, quitte à forcer le passage et à reporter un retard sur les visites de routine. Considérez cette situation comme un cas de force majeure même s'il bouleverse le reste de votre journée et vous expose aux remontrances de ceux qui ont dû attendre. Vous pouvez consacrer des créneaux horaires, le matin et l'après midi, à l'imprévisible et songer à l'organisation de votre cabinet les jours de grande affluence - notamment le mercredi, jour de repos scolaire. Votre but est la perfection et, a minima, la ponctualité.

5 Répondez à toutes les questions de vos patients : traitement, durée, prix

Idéalement, le devis doit être établi au premier rendez-vous, ainsi le patient possède une information complète. Quoi qu'il en soit, répondez le plus possible à toutes les questions qui vous seront posées, soyez à l'écoute et le plus transparent possible en communiquant le maximum d'informations sur votre intervention. Dans la pratique, avec les contraintes de temps et le stress inhérent à la volonté de tout faire à la première visite, très peu de praticiens sont capables de fournir un devis à ce moment-là. Par conséquent, nous recommandons de faire revenir le patient, ce qui vous laisse le temps adéquat pour établir un vrai plan de traitement opérant.

Retrouvez l'intégralité de cet Article dans Orthophile n°15